Rekisteriseloste

 

AURORA HAMMASLÄÄKÄRIT, POTILAS- JA ASIAKASTIETOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 2016/679

 

1a. Rekisterin pitäjä

Aurora Hammaslääkärit Oy (Y-tunnus: 2370411-5)

Osoite: Kirkkopuistikko 4, 65100 Vaasa

Puhelinnumero: 010-2712700

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aurora Hammaslääkärit Oy tietosuojavastaava: Ilona Hirviniemi

Osoite: Semaforinkuja 2, 65100 Vaasa

Puhelinnumero: 050-3392669

Sähköposti: ilona.hirviniemi@aurorahammas.fi

 

3. Rekisterin nimi:

Aurora Hammaslääkärit Oy potilas- ja asiakastietorekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakkaan ja Aurora Hammaslääkäreiden välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

 

Aurora Hammaslääkärien potilas- ja asiakastietorekisterin tietojen käsittelyn perusteita ovat:

-Potilaan hammaslääketieteellisen hoidon ja terveyden edistäminen: hoidon ja tutkimusten suunnittelu, toteutus ja seuranta

-Laadun valvonta

-Hoidon ja tutkimusten laskutus

-Hoidon edistäminen muissa terveydenhuollon yksiköissä rekisteröidyn pyytäessä (tietojen luovutus)

-Rekisteröidyn tietoja koskevien oikeuksien täyttäminen (tietosuoja-asetus)

-Palveluidemme ylläpito ja kehittäminen

-Yksityistä terveydenhuoltoa koskevien säädösten ja määräysten toteuttaminen

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn perustiedot:

-Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

-Ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti, äidinkieli, kotikunta

-Huoltajan tai edunvalvojan nimi ja yhteystiedot alle 18-vuotiailta

 

Muut tiedot:

-Asiakkuutta koskevat tiedot, kuten laskutustiedot

-Kutsuasiakastieto: haluaako asiakas saada kutsun hammashoitoon kausittain

-Ajanvarauksia koskevat tiedot

-Rekisteröityä hoitaneiden henkilöiden nimet

-Muut rekisteröidyn tuottamat tiedot, kuten toiveet ja palaute

 

Terveyttä ja hoitoa koskevat tiedot:

-Tiedot mahdollisesti hammaslääketieteelliseen hoitoon vaikuttavasta yleisterveydentilasta:  todetut sairaudet, lääkitys, allergiat ja muut erityisvaatimukset

-Tutkimusta ja hoitoa koskevat tiedot, asiakas/potilaskertomustiedot

 

Tietojen yhdistäminen muihin henkilötietorekistereihin:

 

-eResepti sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain mukaisesti

-Potilastiedon arkisto -palveluun kertyvät lokitiedot asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaisesti

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

-Asiakas tai hänen edunvalvojansa ja Aurora Hammaslääkärien välinen asiakasyhteys

-Lähetteet toisista terveydenhuollon toimintayksiköistä

-Asiakkaan suostumuksella muu hoitolaitos tai Kanta -palvelu eli potilastiedon arkisto

-eResepti -palvelu

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoa voidaan luovuttaa potilaan luvalla Kanta -palveluun ja muutoin terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

Sama koskee KELA:a ja terveydenhuoltoviranomaisia (TEO, Valvira, Potilasvakuutuskeskus) joilla on tietojen saantiin lakisääteinen oikeus.

Vakuutusyhtiöille luovutamme tietoja asiakkaan luvalla ja (esimerkiksi työnantajan maksamien vakuutuskäsittelyjen tapauksissa) voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Aurora Hammaslääkärit voi luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle asiakkaan antamalla kirjallisella suostumuksella.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös Euroopan Unionin tai talousalueen ulkopuolelle, mikäli maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso.

 

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Aurora Hammaslääkärien potilastietorekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakasrekisteriä ja sen tietoja käsitteleviä tahoja sitoo vaitiolovelvollisuus.

Lisäksi rekisteröidyn tietoja suojataan käyttöoikeuksia rajaamalla: käyttöoikeuksia on eri tasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Manuaalinen aineisto:

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukittuna valvotussa tilassa. Tietojen laatiminen, arkistointi, hävittäminen ja muu käsittely tapahtuu vain Aurora Hammaslääkärien työntekijän tai yhteistyökumppanin toimesta.

Manuaalisen aineiston hävittämisestä vastaa arkaluontoisen materiaalin hävittämisessä sertifioitu kolmas osapuoli.

Sähköinen aineisto:

Aurora Hammaslääkärien potilas- ja asiakastietorekisterin sähköiseen tietokantaan on pääsy vain niillä Aurora Hammaslääkärit Oy:n työntekijöillä tai yhteistyökumppaneilla, joiden työtehtävät edellyttävät potilasrekisterin käyttöä.

Sähköinen rekisteri on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä ja tietorekisteriä pääsee tarkastelemaan vain terveydenhuollon toimikortilla ja henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

Potilasrekisterin tietojen käyttöä valvotaan ja seurataan tietojen käytöstä syntyvillä lokitiedolla.